Cómo aplicar una buena administración en tu negocio

Cómo aplicar una buena administración en tu negocio
Fotografía: Shutterstock

Mtro. Gonzalo Martínez Pérez


Maestro en Derecho Administrativo y Fiscal y socio de la firma Martista Talento Empresarial S.A.S. de C.V.

En la actualidad, una correcta administración es vital si buscas que tu negocio sobresalga de tus competidores. Además, te permitirá hacer frente a los cambios y retos del futuro. Por ello, aquí te presento las cuatro etapas principales de la administración:

  1. Planeación: en esta etapa se establecen los objetivos que se pretenden conseguir, las estrategias y procedimientos para alcanzarlos.
  2. Organización: se asigna el trabajo y se coordina al equipo de personas para dar seguimiento a la planeación.
  3. Dirección: en esta etapa se toman las decisiones, se comunica el avance de cada área y se motiva al equipo de trabajo.
  4. Control: en esta etapa se miden los resultados, se corrigen las desviaciones que existan, se establecen estándares y se genera la retroalimentación.

Es importante mencionar que la combinación de conocimientos, experiencia, soft skills y habilidades de cada integrante de tu equipo serán factores que frenen o faciliten el avance de los objetivos planteados.

Para ejemplificar cada uno de los elementos descritos, veremos un caso real de estos procesos administrativos aplicados en una compañía fabricante de mobiliario y equipo de oficina.


1. Planeación

Esta empresa tiene la intención de abrir una sucursal en otra ciudad; para lo cual necesita rentar una bodega donde pueda acomodar su línea de producción (maquinaria, equipo industrial y una camioneta para transportar el mobiliario a sus clientes). A su vez, debe contratar personal para realizar las funciones operativas y de oficina, así como comprar teléfonos y realizar un estudio de mercado.

Por lo tanto, lo primero que debe tener en mente es saber cuánto capital económico necesitará, para así conseguir dichos recursos financieros; ya sea mediante su propio flujo de efectivo o a través de un préstamo bancario de sus socios.

La prospección económica siempre será el primer paso.


2. Organización

En este rubro, se analiza el flujo de trabajo de la empresa, ya que a partir de esto se identificará la prioridad de creación para cada departamento.

Una vez que la compañía de mobiliario haya logrado el punto anterior, deberá conformar los distintos departamentos que integrarán la nueva sucursal, por ejemplo, priorizarán las áreas de ventas, diseño y proyectos; ya que ellos son el primer proceso para la captación de clientes. Después se creará el área de almacén, ya que ahí estarán los encargados de producción de los distintos muebles. Posteriormente, se deberá contar con un departamento de control de calidad para que revise y autorice la salida de los muebles. Por último, se establecerá el área de embarque, que es la que entregará el mobiliario a los distintos clientes.

Analizar el flujo de trabajo permitirá saber cuáles son las prioridades.


3. Dirección

Tanto en la empresa que usamos de ejemplo, como en todas las demás que hay en el mundo, su gerente o líder deberá motivar a los coordinadores y colaboradores de cada área, ya que así logrará que su equipo tenga la confianza de proponer ideas innovadoras para solucionar los distintos problemas o buscar estrategias para atraer clientes. Esto generará un espacio de trabajo agradable en donde todos se sientan comprometidos con sus actividades.

Sin un buen líder el trabajo puede resultar en vano.


4. Control

En esta etapa, se miden los resultados de las diversas áreas. En el negocio de mobiliario, el área de control de calidad se encargaría de establecer los estándares necesarios para que el producto terminado tenga un excelente acabado, se entregue a tiempo y corrobore la satisfacción del cliente. Por su parte, el área de ventas se encargará de analizar las entradas generadas y el área de contabilidad evaluará los costos y gastos del periodo. Todo esto tiene como propósito ir corrigiendo las desviaciones y errores que se susciten a lo largo de un tiempo determinado.

La retroalimentación con las demás áreas es vital.


Conclusión

Como ha quedado demostrado, la administración es de suma importancia para que cualquier empresa o negocio se desarrolle exitosamente y cumpla con sus objetivos. Además, hay que recordar que toda toma de decisiones debe partir de una teoría y una planeación, para lo cual es indispensable contar con un buen líder.

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